Einführung der "Neuen Ticketautomaten" bei der Deutschen Bahn AG



Der Auftrag

Im Jahr 1997 beschloss die DB Reise&Touristik AG zusätzlich zu den vorhandenen Fahrscheinautomaten weitere 7.000 Automaten aufzustellen und damit den Bestand an Automaten auf 10.000 zu erweitern. Dabei sollte gleichzeitig das vorhandene Netz von Versorgungs- und Abrechnungseinrichtungen für dieses Verkaufssystem revidiert und den aktuellen Erfordernissen angepasst werden. Zu berücksichtigen war, dass in den neuen Bundesländern keine derartige Infrastruktur vorhanden war, die bestehende Struktur im Westen überprüft und optimiert werden sollte und die kompletten Abläufe bis hin zur Finanzbuchhaltung auf moderne Prozesse umgestellt werden sollte. Grundsätzlich waren alle Veränderungen als möglich zu betrachten, Outsourcing-Fragen zu stellen und zu beantworten und die modernste DV-Technik zu berücksichtigen.
Die OHU wurde mit der Leitung des Teilprojekts „Geldlogistik und Automatenmaintenance“ beauftragt.

Das Vorgehen

Ist-Analyse (Optimierung interner Abläufe)

Wir erhoben zunächst die vorhandene Infrastruktur mit Einrichtungen und Personal und stellten bald fest, dass die Arbeitsqualität der sog. „Abrechnungskassen“ höchst unterschiedlich war, die besten dieser Stellen aber durchaus respektable Leistungen erzielten. Es wurden daher alle Abrechnungskassen analysiert und einer Make-or-buy Analyse unterworfen. Dabei wurden regionale Einflüsse berücksichtigt, zukünftige Mengengerüste als Entscheidungsgrundlage herangezogen und alle Werte betriebswirtschaftlich analysiert. Als Ergebnis wurde mit den Auftraggebern festgelegt, die vorhandenen Strukturen im wesentlichen weiter zu nutzen, deren Struktur und Prozesse aber grundsätzlich zu modernisieren. Da in den neuen Bundesländern solche Einrichtungen aus der Vergangenheit nicht existierten ergaben die Analysen, dass zu Gunsten des Outsourcings neue Einrichtungen dort nicht geschaffen wurden.

Entwicklung der Soll-Strukturen (Optimierung interner Abläufe)

Wir entwickelten – bis hin zu Arbeitsanweisungen – sämtliche neuen Verfahren und Prozesse für die „neuen“ Cash-Center (ehem. "Abrechnungskassen“), legten die Standorte fest und definierten die Soll-Ausstattung mit Personal und Einrichtungen. Dabei waren Fragen der Unfallverhütung (Berufsgenossenschaft), der Betriebsräte (Personalstrukturen und –anzahlen), der Gesetze (Arbeitszeitverordnung etc) und von Versicherungsauflagen zu berücksichtigen.

Ausschreibung für Geldlogistik für die neuen Bundesländer (Vorbereitung bei möglicher/beabsichtigter Fremdvergabe; Ausschreibung)

In den neuen Bundesländern wurde vom Auftraggeber nach unseren Analysen beschlossen, keine eigenen Ressourcen zu entwickeln sondern die geldlogistische Betreuung der Automaten an Dienstleister zu vergeben.
Gemeinsam mit dem Konzerneinkauf der DB AG entwickelten wir die Anforderungen und erstellten die Europa-Ausschreibung.
Die eingegangenen Bewerbungen wurden mit dem Soll-Konzept versorgt und bei der Erstellung ihrer Angebote unterstützt.
Parallel wurde eine Entscheidungsmatrix entwickelt, die die Bewertung der Angebote instrumentalisieren und rechtssicher auswertbar machen sollte.
Mit den führenden Anbietern der Ausschreibung wurden Detaillierung- und Abstimmungsgespräche geführt um dann der DB AG eine Empfehlung aussprechen zu können.

Implementierung der neuen Strukturen und Prozesse

Nach der Umstrukturierung verblieben bei der DB AG 16 Cash-Center, die zukünftig die Betreuung der Fahrscheinautomaten planen, steuern und qualitätssichern sollten.
In den bestehenden Abrechnungskassen wurden die Leistungen weiter – unter neuen Prozessen – intern erbracht. Mit den Mitarbeitern wurden daher intensive Schulungen auf die neuen Prozesse durchgeführt und diese über mehrere Wochen überwacht und qualitätsgesichert.
In den neuen Ländern wurden Steuerungseinheiten eingerichtet, die die Überwachung und Qualitätssicherung der Dienstleister gewährleisten sollten. Auch diese Mitarbeiter wurden auf ihre zukünftigen Aufgaben hin geschult und in der Anfangsphase betreut.

Seit 1999 läuft die Betreuung der Fahrscheinautomaten der Deutschen Bahn in den Strukturen und unter den Prozessen, die die OHU im Projekt „Neue Ticketautomaten“ entwickelt und eingeführt hat.

Wir sind stolz darauf, dass wir für die Deutsche Bahn AG in diesem Großprojekt ein Konzept entwickeln und in wesentlichen Teilen umsetzen konnten, das auch nach Jahren noch mit nur geringen Adaptionen erfolgreich abläuft. Die von uns geschulten und eingewiesenen Mitarbeiter leiten und steuern diese Fachabteilung noch heute mit 7-stelligen finanziellen Verbesserungen verglichen mit den ehemaligen Strukturen.